Poste clients :
La gestion du poste clients

• Le poste clients géré par la société d'affacturage

La gestion du poste clients que l’entreprise va suivre en interne avec un crédit manager pour les sociétés d’une certaine taille, ou par le dirigeant ou le comptable pour les plus petites entreprises, peut aussi être déléguer, en partie ou entièrement à une société d’affacturage.

• Le poste clients : élément clé de bonne gestion

La gestion du poste clients devient un élément clé de la bonne gestion d’une société. Arriver à faire rentrer l’argent en temps et en heures est devenu déterminant pour toutes les entreprises, de la plus grande cotée au CAC 40 à la plus petite gérée artisanalement.

La gestion du poste clients déléguée

La gestion du poste clients peut être sous-traitée à un tiers extérieur à l’entreprise qui va se charger d’en assurer le bon recouvrement.

Si le poste clients est sous-traité entièrement, c’est le factor qui va s’occuper des relances (téléphoniques et courrier), du recouvrement, de la garantie des créances. Le factor va appuyer son financement sur un actif dont il aura la maîtrise complète. C’est pourquoi cette solution d’affacturage est proposée aux entreprises en création ou de création récente, ainsi qu’à celles de petites tailles, qui ont moins la maitrise de leur poste clients.

Les différentes formes de gestion du poste clients :

• La délégation partielle du poste clients :
  Dans ce cas, la société d'affacturage ne va s’occuper que d’une partie du poste clients comme par exemple les imputations et le lettrage des règlements arrivés, mais va laisser à l’entreprise le soin des relances et du recouvrement.
  
  
• La délégation totale du poste clients:
  D’autres formes sont également possibles comme de laisser un mandat de recouvrement complet à l’entreprise qui va alors garder toute la gestion du poste clients. La délégation du poste clients est totale. Le factor ne s’occupant que du financement.
  Cette formule est plutôt réservée aux entreprises d’une certaine taille de chiffre d’affaires avec un certain historique comptable.

Les éléments de la gestion du poste clients

• Gestion des comptes clients :
  C’est l’ouverture de chaque compte client avec le nom et le numéro d’identifiant (SIREN, TVA, RCS). Pour chaque client un montant d’encours finançable sera donné, que l’entreprise peut consulter directement via un serveur internet.
  
  
• Relance, recouvrement et contentieux :
  C’est toute la chaine du recouvrement que le factor va assurer. Partant des relances avant et après échéances, jusqu’au recouvrement amiable et contentieux si nécessaire.
  
  
• Suivi et centralisation des encaissements :
  Les règlements se font sous forme de virements, chèques, traites, …. Le rôle du factor va être de bien orienter chaque règlement et de bien le rapprocher de sa facture.
  
  
• Garantie et risque clients :
  La société d’affacturage va suivre au jour le jour chaque compte client, en fonction de l’encours accordé, de l’encours financé et des éventuels changement de montant d’encours. Ce suivi est capital pour éviter les dépassements d’encours accordés qui peuvent conduire à la limitation du financement ou, plus grave, en cas d’impayé, à une indemnisation limitée à l’encours accordé par le factor.
  
  

L’importance de la bonne gestion du poste clients n’est plus à démontrer, tant les entreprises deviennent vigilantes sur son bon fonctionnement. L’intérêt des solutions d’affacturage est de montrer à l’entreprise que son poste clients est un actif solide sur lequel il est possible d’adosser des solutions de financement pérennes.

La gestion du poste clients à
l'international : le recouvrement export

• La gestion du poste clients par des professionnels

Le grand avantage de passer par une société d’affacturage pour recouvrer des créances est de bénéficier de services de recouvrement spécialisés dans cette démarche.

• Respect des usages internationaux en recouvrement

Pour les PME c’est en effet souvent difficile de faire ce recouvrement dans des pays étrangers, avec des modes et des habitudes de paiements différents. Il faut également le faire aux bons horaires, ce qui demande du personnel dans le pays concerné. L’approche linguistique et culturelle est également importante, pour ne pas froisser son client et entretenir de bonnes relations commerciales.

• Le coût de la gestion du poste clients export

Le coût d’un recouvrement à l’international, géré en interne par une PME, peut vite exploser si une procédure doit être menée et conduite à son terme.

• La limitation des risques d'impayé du poste clients

L’intérêt d’un factor est son poids face au créancier, le poids d’une institution financière de premier ordre, qui mènera sa procédure de recouvrement jusqu’au bout, ce qui a un effet dissuasif très fort sur les mauvais payeurs.  

Le financement du poste clients

En plus de la gestion du poste clients, les sociétés d'affacturage peuvent prendre en charge le financement du poste clients grâce à toutes les solutions d'affacturage.

Pour comparer les différentes formes d'affactrurage, voir la page comparatif affacturage.

ETUDE DE GESTION DU POSTE CLIENTS