 Les risques liés aux situations de travaux
La raison principale pour laquelle les sociétés d’affacturage sont réticentes à financer les situations intermédiaire est liée au fait que les situations ne sont pas des factures mais des acomptes.
Ces acomptes ne sont donc pas des factures certaines, liquides et exigibles que le factor sait recouvrer. Mais des acomptes édités à l’avancement des travaux et dont seule la dernière sera une facture.
Le premier risque est que la dernière facture ne soit pas acceptée ce qui peut entrainer dans ce cas le rejet des acomptes précédents qui auraient été alors financés par la factor.
Le deuxième risque est que l’entreprises réalisant les travaux se trouve en cessation de paiement et liquidée. Les acomptes auront été financés mais les travaux n’auront pas été terminés, ce qui peut également entrainer le rejet du donneur d’ordre.
Les situations de travaux dans le cadre d’un marché public
Dans le cadre d’un marché public les situations vont suivre un circuit formel de validation précis. A la fin du mois, le 25 généralement, l’entreprise va présenter sa situation de travaux au maître d’œuvre (architecte, …) qui va la vérifier et la valider.
Ensuite celui-ci va la présenter au maître d’ouvrage qui est le donneur d’ordre du chantier pour vérification et validation. Le maître d’ouvrage va ensuite adresser cette situation approuvée au trésorier payeur pour paiement.
Les délais de validation des situations de travaux
Le maître d’œuvre a 15 jours pour vérifier la situation, le maître d’ouvrage, donneur d’ordre, a également 15 jours pour valider la situation et l’envoyer à la trésorerie publique. Le trésorier payeur a ensuite lui aussi 15 jours pour effectuer le règlement. Il faut donc compter 45 jours de délai entre la première présentation de la situation et son règlement.
La situation peut-être remise à la société d’affacturage pour règlement après avoir été approuvé par le maître d’œuvre. Il a 15 jours pour approuver la situation mais il faut insister pour qu’il l’approuve très rapidement afin de la transmettre ensuite à la société d’affacturage pour financement.
L’exemplaire unique
L’exemplaire unique est le document indispensable qui devra être transmis aux intervenants en financement. L’exemplaire est rendu unique par une mention originale apposée sur le document de marché. Cette mention originale certifiée par le donneur d’ordre se matérialise par une mention apposée par tampon ou inscrite dans le cœur du document.
Cette mention originale qui rend le document d’engagement du marché unique revêt la formule suivante : « Copie certifiée conforme à l’original délivrée en unique exemplaire pour être remise en cas de cession ou de nantissement de créances ».
Les paiements directs
Dans les marchés publics comme dans les marchés privés, les entreprises sous-traitantes peuvent demander un paiement direct par le donneur d’ordre. Le sous-traitant facturera toujours le titulaire du marché, c'est-à-dire l’entreprise qui lui a passé commande du marché, même s’il est payé au final directement par le donneur d’ordre ou le maître d’ouvrage.
Pour les marchés publics, la mise en place d’un paiement direct implique la transmission au factor de l’acte spécial sous-traitant délivré en exemplaire unique afin de déclencher le financement. Avec également, comme dans les paiements habituels, la situation de travaux validée par le titulaire du marché.
Pour les marchés privés le document demandé sera la copie de la délégation de paiement tripartite.
Les situations de travaux dans le cadre de marchés privés
Dans le cadre de marchés privés l’entreprise doit fournir un certains nombre de documents à la société d’affacturage en vu du financement.
Les documents sont les suivants : la copie du marché privé signé par les intervenants, la situation de travaux, avec la mention de subrogation, validée par le maître d’œuvre.
Le maître d’ouvrage sera toujours notifié par la société d’affacturage de son intervention.
Les situations de travaux et la sous-traitance
L’entreprise qui a contracté le marché public peut faire appel pour sa réalisation à des sous-traitants. L’entreprise titulaire du marché va alors valider la facture de situation du sous-traitant et va la transmettre au maître d’ouvrage qui la transmet ensuite au trésorier payeur pour règlement.
L’entreprise titulaire du marché peut aussi regrouper sur une facture toutes les prestations du mois réalisées par les différents sous-traitants et transmettre une facture de situation globale au maître d’ouvrage.
Dans les marchés privés la procédure sera identique sauf que la mise en place d’un paiement direct est plutôt une mesure rare.
Intervention de l'affacturage sur les marchés en cours d’exécution
Si le besoin d’affacturage se fait alors que la réalisation du marché a commencé et que l’entreprise se trouve en cours de marché, le financement pourra se faire et le factor pourra en cours de route financer les acomptes de situations suivants.
Pourtant sous réserve de la transmission des situations de travaux précédentes avec les justificatifs de paiement correspondant.
Les limites contractuelles liées aux situations de travaux
La première limite est celle de la sous-traitance. Le contrat d’affacturage devra couvrir le taux de sous-traitance de l’entreprise par une réserve spéciale sous-traitance. Cette réserve de sous-traitance viendra s’ajouter au fond de garantie (FDG) habituel.
La deuxième limite est celle de la concentration acheteur. Suivant la qualité du cédant et des clients la clause de concentration pourra varier. Dans tous les cas cette clause de concentration qui détermine le montant de concentration maximum à ne pas dépasser en financement sera fixée dans le contrat d’affacturage.
Le décompte général définitif (DGD)
Dans le cadre d’un financement d’affacturage de situations de travaux, que ce soit un marché public ou privé, le décompte général définitif (DGD) doit toujours être accepté et validé sans réserve par le maître d’ouvrage.
Les engagements contractuels
Dans le cadre de la mise en place d’un contrat d’affacturage pour financer des situations de travaux deux clauses principales devront être demandées.
La première est la caution du dirigeant de l’entreprise qui devra représenter 30% de l’encours de financement.
La deuxième est l’établissement d’un fond de garantie à hauteur de 20% minimum de l’encours moyen de financement.
Le coût de l’affacturage situation de travaux
Pour les entreprises PME ou TPE qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 1 ME/1.5 ME, le coût du service d’affacturage sera forfaitaire. Le forfait dépendra du nombre de factures et d’acomptes de situations remises chaque mois, et du montant de l’encours. Les premiers forfaits s’élèvent entre 300 et 400 euros mensuels.
Pour les entreprises dont les chiffres d’affaires dépassent 1ME/1.5 ME, le coût sera un pourcentage des créances cédées par mois. Ce coût sera légèrement supérieur au coût de l’affacturage classique car la gestion d’acomptes et factures de situations demande une attention et un suivi plus personnalisés. Ce pourcentage variera généralement entre 0.5% et 1.5% des créances financées. Pour les grands comptes le calcul du pourcentage sera évidemment adapté en fonction du volume et les taux pourront alors être en dessous de 0.5%.
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